Tutorial
Como organizar leads do Instagram e do WhatsApp numa planilha do Google
Nome e telefone ficam espalhados nas conversas. Você copia, esquece, perde o fio. Troca isso por um link de formulário na bio do Instagram e na mensagem de saudação do WhatsApp Business. Quem quer ser atendido preenche. A linha cai na planilha.
Para quem é
Pra quem atende pelo Instagram e pelo WhatsApp e ainda controla cliente no caderno, no chat ou na memória. Freelancer, prestador, loja pequena: o formulário vira a porta de entrada; a planilha vira a lista única.
O que você vai ter no final
- Bio / saudação
- Formulário
- Planilha
O lead preenche. A planilha ganha uma linha. Você para de caçar dado no meio da conversa.
O problema das conversas
Instagram e WhatsApp são ótimos pra conversar e ruins pra guardar. O nome fica numa DM, o telefone em outra, o “me manda orçamento” some no meio do áudio. Quando você vai atender, falta e-mail, falta contexto, falta fila.
A saída simples: o próprio lead escreve esses dados num formulário. Você só aponta o link onde a pessoa já está.
O que você precisa
- Um formulário publicado (Tally ou Google Forms), com o link público na mão
- A planilha recebendo as respostas
- O app do Instagram no celular
- O app WhatsApp Business (o de empresa; o WhatsApp comum não tem saudação nem catálogo)
- Um envio de teste, de outra conta
-
Monte o formulário e a planilha
Perguntas mínimas que valem a pena:
- Seu nome
- Seu email
- Seu telefone
- Como me encontrou? (Instagram / WhatsApp / outro)
- O que você precisa
Na planilha, a primeira linha vira esse cabeçalho. Tally e Forms já gravam data e hora do envio. A pergunta Como me encontrou? vira a coluna que marca o canal.
Dois caminhos prontos neste site:
- Tally → Google Sheets → e-mail com Make: formulário mais leve, aviso na hora.
- Google Forms → Sheets com aviso por e-mail: a planilha o Forms já grava.
Publique o form, copie o link de compartilhamento, envie um teste e confira a linha na planilha antes de colar o link em qualquer bio.
-
Instagram: o link no perfil
No app, abra o perfil e toque em Editar perfil. Entre em Links e use Adicionar link externo. Cole o URL completo do formulário (com
https://) e, se aparecer, um título curto tipo “Orçamento” ou “Fale comigo”. Salve.O Instagram documenta isso em Add a website to your Instagram profile: até cinco sites no perfil, pelo app no celular. URL digitada no texto da bio fica texto puro; o clicável é o campo Links.
Na bio, uma linha do tipo “orçamento pelo link abaixo” aponta pra pessoa tocar no lugar certo.
-
WhatsApp Business: saudação, perfil e catálogo
Três lugares, o mesmo link. Tudo no app WhatsApp Business.
Mensagem de saudação. Abra Ferramentas (em algumas versões, Ferramentas comerciais) e entre em Mensagem de saudação. Ligue Enviar mensagem de saudação, escreva o texto com o link do formulário e salve. O WhatsApp envia na primeira mensagem da pessoa e de novo depois de 14 dias sem conversa. O celular precisa estar online. Passo oficial: How to use greeting messages.
Um texto que funciona. Troque o URL:
Oi! Pra eu te atender direito, preenche este formulário: https://seu-formularioSe quiser, use o mesmo recado na Mensagem de ausência, pra quem escreve fora do horário.
Perfil comercial. Em Ferramentas, abra o Perfil (ou Perfil comercial) e cole o mesmo URL no campo de site. Quem abre o perfil da empresa vê o link. O WhatsApp lista site entre os dados públicos do perfil em How to edit your business profile.
Catálogo. Se você mostra produto ou serviço no catálogo, cada item aceita um campo de link (na ajuda em inglês, Website link). Pode apontar pro formulário de orçamento. Ajuda: How to create and maintain a catalog.
-
Teste dos dois lados
De outra conta, toque no link da bio do Instagram e envie o form. De outro número, mande um “oi” no WhatsApp Business e confira se a saudação chegou com o link clicável. Nas duas, a planilha ganha linha e a pergunta Como me encontrou? marca o canal.
Por que o caminho é o link, e não a DM
Dá vontade de “jogar toda conversa do Instagram e do WhatsApp na planilha”. No app do dia a dia, isso não existe de forma oficial e simples.
- WhatsApp Business (o app). Saudação, ausência, respostas rápidas e catálogo. Não há API pública pra copiar cada conversa pra uma planilha.
- WhatsApp Business Platform (Cloud API). É o caminho oficial pra software ler e mandar mensagem. No Make, o app é WhatsApp Business Cloud: pede conta Facebook, Meta Business Suite e um número de WhatsApp Business. A Meta cobra mensagem; a tabela muda. Confira em Pricing on the WhatsApp Business Platform e o encaixe no Make em WhatsApp Business Cloud.
- Instagram. Ler DM por software pede conta profissional e a Instagram Messaging API (app da Meta, permissões de mensagem, muitas vezes App Review). Visão geral: Instagram Platform overview.
Ferramentas que leem o WhatsApp Web por fora da API oficial ferem as regras da Meta e podem derrubar o número. Pra freelancer e negócio pequeno, o link do formulário resolve o mesmo problema: dado estruturado, numa linha só, sem projeto de API.
Problemas comuns
O link da bio não abre
O endereço foi colado no texto da bio, e não em Links. Ou faltou o https://. Abra Editar perfil → Links e teste no próprio perfil.
A saudação do WhatsApp não chega
O celular está offline, a chave Enviar mensagem de saudação está desligada, ou o Meta Business Agent está ativo (a ajuda do WhatsApp diz que a saudação desliga nesse caso). Mande um “oi” de um número novo, com a internet ligada.
A planilha não ganha linha
O formulário não está publicado, ou a planilha não está vinculada. Volte ao tutorial do Tally ou do Google Forms, envie um teste pelo link público e só então recoloque esse link na bio.
Não sei se o lead veio do Instagram ou do WhatsApp
A pergunta Como me encontrou? no formulário resolve. Sem ela, os dois canais caem na mesma aba e você perde o rastro.
Checklist rápido
- Formulário publicado, com nome, e-mail, telefone, “Como me encontrou?” e “O que você precisa”
- Um envio de teste visível na planilha
- Instagram: Editar perfil → Links → Adicionar link externo, URL com https://
- WhatsApp Business: Mensagem de saudação com o mesmo link; site no perfil
- Teste da bio e teste de um “oi” de outro número
Ideias para ir além
- Um alerta no Gmail a cada envio: Tally → notificação no Gmail ou o aviso do tutorial de Forms, Sheets e e-mail.
- Um “recebi, já te retorno” para quem preencheu: resposta automática por e-mail.
- Uma coluna Status (por exemplo “novo”) pra ir marcando o que já atendeu.
- O mesmo link na mensagem de ausência, pra quem escreve fora do horário.
Tutorial × Kit
Este guia coloca o link onde o lead já está. O Kit Captura de Leads é o fluxo pronto de formulário → planilha → e-mail, feito pra colar na bio.
| O que entra | Este tutorial | Kit Captura de Leads |
|---|---|---|
| Link na bio / saudação apontando pro formulário | Você cola o URL | O form Tally já vem pronto pra esse link |
| Resposta na planilha | Você monta (Tally ou Forms) | Já vem pronto |
| E-mail de alerta | Nos outros tutoriais | Já vem pronto |
| Checar duplicata e atualizar lead existente | Não | Sim |
| Blueprint pronto pra importar no Make | Não | Sim |
| Planilha modelo | Não | Sim |
| Guia em PDF, com troubleshooting | Não | Sim |
Se preferir o pacote pronto
Quer o fluxo de link → planilha → e-mail já montado, pra colar na bio? O Kit Captura de Leads: Formulário → Planilha → E-mail (Make) entrega o cenário, a planilha modelo e o guia. R$ 47, garantia de 7 dias.